نخست امور نخست را قرار دهید

مردمان موفق به جای مدیریت زمان به مدیریت خویشتن می پردازند. به جای واکنش نشان دادن به مسائل اضطراری و به جای اینکه گرفتار امور بی اهمیت شوند، به اولویتها و ارجحیت های خود توجه میکنند. یعنی امور نخست را نخست انجام می دهند.

در واقع عادت 3 به تحقق درآوردن عادت 2 است.

 

نکته: دقیقا بدانید چه میخواهید و چی را میخواهید تحقق سازید پس شعار خود را بنویسید.

هرچیز را سپس پیرامون این کانون برنامه ریزی و اجرا کنید.

از همه مهم تر بیاموزید چگونه به سایر مسائل و اموری که پیش می آید نه بگویید.سپس به مهم ترین امور پاسخ مثبت می دهید.

پس ابتدا آفرینش ذهنی را بو وجود اورید و هرچیزی را می خواهید تخیل کنید سپس آن را به افرینش فیزیکی تبدیل کنید.

مدیریت زمان

اگر به مسئله مدیریت زمان توجه کنیم میبینیم اساسا وقت خود صرف دو دسته امور اضطراری یا مهم میکنیم.

امور اضطراری: نیاز به توجه فوری و بی درنگ و ما را تحت سلطه خود درمی آورند. مثل تلفنی که زنگ میزند و ربطی به اهدافتان ندارد و کلی وقت صرف آن میشود. غالبا این امور مرئی و ملموس هستند.

امور مهم: امور مهم به نتایج مورد نظر ما ارتباط دارند. به این مفهوم که اگر مسئله ای مهم باشد به رسالت، ارزشها و مهمترین هدفهایتان کمک میکند. نیاز به ابتکار عمل و عامل بودن

 

عادت 1: مستلزم خودآگاهی است.

عادت2: اگاهی از اینکه تخیل و شعور دارید.

عادت3: مستلزم اداره آزاد است.

5 خصیصه مهم مدیریت خویشتن:

نخست: مبتنی بر اصول است.نگرشی ایجاد میکند تا وقتتان را صرف زمینه ای کنید که برایتان مهم است.

دوم: وابسته به شعور است. فرصت میدهد تا زندگی را با ارزشهایی که انتخاب کرده اید هماهنگ سازید. برنامه تان را تابع ارزشهای خود بسازید.

سوم: توجه به رسالت منحصر بفردتان.

چهارم: با مشخص کردن نقشهایتان، و تعیین اهداف و برنامه  ریزی هفتگی کمک میکند تا در زندگی تان تعادل بوجود آورید.

پنجم: از طریق برنامه ریزی هفتگی، زمینه وسیع تری را در اختیار میگذارد.

تفویض: افزایش تولید و قابلیت تولید

تفویض مسئولیت به دیگران و ایجاد ارزش بیشتر

تولید کننده کسی است که هر آنچه که برای رسیدن به نتایج مورد نظر ضرورت داشته باشد را خودش به انجام رساند. مثل مادر که ظرف را میشوید، معماری که نقشه را میکشد و همه اینها تولیدکننده اند.

اما وقتی شخصی به مفهوم اتکای متقابل برای کسب نتایج مورد نظر با سایر افراد و از طریق دیگر نظامها برای تولید تخم های طلا کار میکند به مدیر تبدیل میشود. مثل مادری که مسئولیت شستن ظرفها را به فرزندش محول میکند.

تولیدکننده با صرف یک ساعت زمان میتواند یک واحد از نتایج را تولید کند. مدیر با صرف همان یک ساعت میتواند از طریق تفویض موثر کار یا مسئولیت (ده یا 50 یا 100 واحد) از نتیجه را تولید کند.

• تفویض آمرانه :خود درگیر روشها میشوند مانند یک تولیدکننده
• تفویض ناظرانهبر نتایج نظارت میکنند و به روشها توجه ندارند. انتخاب شیوه توسط خود افراد

تفویض ناظر مستلزم تفاهم و تعهد در 5 زمینه است:

1- نتایج مورد نظر: تمرکز بر چه چیز نه چگونه… تمرکز بر نتایج نه شیوه ها. صبور باشید و وقت صرف کنید و کاری کنید که طرف مقابل بتواند نتیجه مورد نظر را ببیند و از آن تصویر روشنی داشته باشد.

2- راهنماها: پارامترهایی که باید شخص در آن محدوده عمل کند را بطور مشخص تعیین کنید. پارامترها باید تا حد ممکن کم و محدود باشند تا به تعیین روشها تبدیل شوند. حد و مرز هم ایجاد کنید تا شخص دست به هر کاری نزند.

3- منابع: منابع مالی، سازمانی، فنی و انسانی که شخص میتواند برای ایجاد نتایج مورد نظر به آنها رجوع کند را مشخص کنید.

4- معیار سنجش: معیارهایی را تعیین کنید تا به هنگام ارزیابی نتایج بدست آمده و زمان صرف شده در زمان بررسی گزارشها بتوانید نحوه انجام کار را بسنجید.

5- عواقب: تعیین کنید پس از ارزیابی نتیجه کار چه پیش خواهد آمد. این امر میتواند پاداشهای مالی، روانی، تغییرات شغلی و نوع مسئولیت و سایر عواقب طبیعی مربوط به رسالت و ماموریت کلی سازمان را در برگیرد.